Les listes déroulantes permettent de simplifier la saisie sur Google Sheets.

L’idée est de proposer une liste de valeurs possibles dans une cellule, et d’associer des couleurs aux valeurs pour améliorer la lisibilité. Le changement de valeur est facile à faire, et limite ainsi les erreurs.

Exemple d'utilisation d'une liste déroulante dans un Google Sheets
Exemple de liste déroulante

Accéder à l’option Menu déroulant

Pour créer une liste déroulante, cliquez (clic droit) sur une cellule, et cliquez sur Menu déroulant.

Menu Google Sheets affichant l'option Menu déroulant pour insérer une liste déroulante dans une cellule.

Une fenêtre va s’ouvrir dans la partie droite du Google Sheets.

Configurer les règles de validation

Renseignez ensuite les règles de validation des données :

Fenêtre de configuration d'une liste déroulante dans Google Sheets, avec des options comme 'À faire', 'En cours', et 'Terminé' dans la plage Projets!C2
  • Appliquer à la plage : Plage sur laquelle appliquer la règle de validation. Elle se positionne automatiquement sur la cellule que vous avez sélectionnée par défaut. Si besoin, renseignez le nom de l’onglet et la plage de celules (par exemple Projets!C2)
    • Astuce : Pour étendre la plage du menu déroulant sur la colonne entière, renseignez C2:C100 ou plus si besoin, cela étendra votre liste déroulante jusqu’à la ligne 100
  • Critère : Sélectionnez Menu déroulant

Ajouter des éléments à votre liste

Vous pouvez ajouter d’autres éléments à votre liste en cliquant sur Ajouter un autre élément. Pour chaque option, vous pouvez également attribuer une couleur en cliquant sur l’icône ronde à côté du texte.

Fenêtre de personnalisation des valeurs et des couleurs pour les options d'une liste déroulante dans Google Sheets
Ajouter un champ et des couleurs

Modifier le style et les paramètres avancés

Google Sheets offre plusieurs options pour personnaliser votre liste déroulante :

Message personnalisé

Options avancées dans Google Sheets avec un message de validation personnalisé affiché : 'Le statut n'est pas correct'

Paramétrez un message d’erreur personnalisé pour guider les utilisateurs lorsqu’ils interagissent avec la cellule. Si la saisie est incorrecte, ce message s’affichera.

Gestion des saisies invalides

Paramètre de validation des données dans Google Sheets : option sélectionnée pour afficher un avertissement lorsque les données ne sont pas valides

Si une valeur en dehors des choix prédéfinis est saisie, vous pouvez choisir de :

  • Afficher un avertissement, mais la saisie sera tout de même acceptée
  • Refuser la saisie, qui empêche l’utilisateur de saisir autre chose

Style d’affichage

Options avancées pour une liste déroulante dans Google Sheets, montrant le style d'affichage.
Changer le style d’affichage de la liste

Vous pouvez choisir parmi 3 types d’affichages en fonction de vos besoins : Chip (Puce), Flèche ou Texte brut.

Une fois le paramétrage terminé, cliquez sur OK pour valider les changements.

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